המגזר העסקי: כלים להתמודדות וניהול סיכונים נכון במשבר נגיף הקורונה (COVID-19)

מאת מר אילן גור, מומחה לניהול סיכונים בפירמת ברזלי

 

משבר הקורונה המחיש בצורה ברורה את הסיכונים הנובעים מההתפתחות המואצת של הגלובליזציה ואת המהירות שבה הופך אירוע סיכון מקומי לאירוע גלובלי. לא ניתן היה לחזות אירוע זה, אך על ניהול הסיכונים בארגון מוטלת החובה להיערך לטלטלות שכאלו. ארגונים אשר נערכו לסיכון פורץ הינם חסינים יותר בכניסה למשבר וביציאה ממנו.

בעולם ניהול הסיכונים, משבר הקורונה משויך לתחום הסיכונים הפורצים, אשר משנים במהירות את תכונותיהם ואת שיטות התקיפה שלהם. משברים כאלו ימשיכו לצוץ ולצמוח לצד ההתפתחות הגלובלית. לדוגמה, ניתן לראות את התפתחות סיכוני הסייבר לצד התפתחויות טכנולוגיות או את התפתחות תופעות ה"שיימינג" (shaming) לצד התפתחות פלטפורמות השיווק ברשתות החברתיות (מהווה סיכון אסטרטגי לא רק לפרט אלא גם לארגונים).

חשוב להבין כי לצד הסיכונים נוצרות גם הזדמנויות. המוכנות לניצול הזדמנויות במצבים חריגים תלויה ברמת הבשלות של ניהול הסיכונים בארגון, החל בקיום וזמינות המידע וכלה ביכולת של התנהגות הארגון לעבור ממצב פעולה ריאקטיבי (תגובה לאירועים) אל מצב פעולה פרואקטיבי (יוזם). וכל זאת תחת ההכרה הבסיסית של מועצות מנהלים והנהלות, גורמי בקרה וניהול בארגונים מכול סוג וגודל, עסקיים ולא עסקיים כאחד, בחיוניות של חיזוי, הערכה וניתוח שוטף של סיכונים, לצורך הפקת ערך והגנה על ארגונם.

מטרת חוזר זה לספק מספר קווים מנחים, כלים בסיסיים ותובנות אשר נרכשו מניהול הסיכונים במשברים קודמים. קווים מנחים אלו, תוך התאמה למגזר ולסביבת הפעילות של ארגונכם, יספקו כלים ישימים להתמודדות ויהוו אסטרטגיה נכונה, כמענה לסיכונים העומדים בפני ארגונכם. להלן עיקרם:

• ניהול המשבר – הגדרת הפונקציה/צוות שירכז את הטיפול בניהול המשבר במקביל להנהלת הארגון. חבריו, בין היתר, יהיו אמונים על סנכרון וחיבור מיטביים ואפקטיביים בין כלל הגורמים הרלוונטיים בארגון, וכן, אחידות העברת המסרים והתקשורת עם העובדים ועם הרשויות בתחום פעילות הארגון.
• המשכיות עסקית והתאוששות מאסון – בפעילות ניהול המשבר קיימת חשיבות גבוהה למהירות ההתאוששות מהאסון וחזרה לרציפות תפקודית, נקודת התחלה טובה תהיה באופן של תיקוף תוכניות קיימות, תוך ניתוח זיהוי והערכה של תרחישי הסיכון הרלוונטיים לצורך בחינת חלופות אפשריות, כמענה לסיכונים.
• עריכת התאמות לפעילות – בהינתן קיום חוסר וודאות לגבי השלכות המשבר על הפעילות העסקית הקיימת והמתוכננת נדרש להטמיע תהליך הערכה מבוסס ניתוח סיכונים אשר יסייע לזהות ולעקוב ברציפות אחר מגוון הסיכונים אשר עלולים לפגוע בפעילות העסקית, לצורך יצירת בסיס מידע תומך קבלת החלטות לצמצום הפגיעה בפעילות העסקית וניצול הזדמנויות.
• שמירה על נכסים ועל כללי המנהל התקין – כפי שצוין לעיל, השלכות לפעולות כמענה למשבר מייצרות סיכונים וחשיפות חדשים, חשוב לתת את הדעת בדבר חשיפות אלו, להלן עיקרם:
  1. פגיעה במערך הבקרה – נדרש להקצות משאבים לצורך שימור ותחזוקת מערך הבקרה הקיים, האילוצים המוכתבים על הפעילות בשל צמצום בכוח האדם, שינויים בתהליכי העבודה, הסטת תשומת הלב לפעילויות אחרות וכדומה מובילים לחשיפות של היעדר תיעדוף ומתן תשומת הלב להתאמת הבקרות לשינויים בתהליכי העבודה, וכן יישום בקרות מפצות לא נאותות והיעדר ביצוע בקרות מהותיות.
  2. הגברת החשיפות להתממשות סיכוני מעילות והונאות – בנוסף לאמור לעיל, נדרש לוודא קיום עריכת בקרות כמענה לסיכוני מעילות והונאות, משולש המעילות וההונאות "לחץ ־ הזדמנות ־ הצדקה" מקבל תוקף ועלול להתממש בעת זו בשל הגברת הלחץ הנובע מהיווצרות קשיים כלכליים למשקי הבית של העובדים, אשר בנוסף גובר בשל אי הוודאות לסיום המשבר, ובשילוב הזדמנויות אשר נוצרות מחשיפות בתפעול הבקרות כפי שצוין לעיל.

• הגברת החשיפה לסיכוני אבטחת מידע וסייבר – נדרש לוודא ציות למדיניות אבטחת המידע של הארגון, התפתחות מקרי הפישינג (בעברית: דיוג) ופעילות סייבר כפועל יוצא של יצירת התקשרות מרחוק והתגברות החשיפה בשל מעבר ארגונים רבים למודל של עבודה מהבית, יצירת שגרות חדשות, יישום לראשונה ו/או שימוש מוגבר באמצעים טכנולוגיים קיימים לעבודה מרחוק, כגון פלטפורמה חכמה לניהול הארגון (זום, סקייפ, ווטסאפ וכדומה).

1. סיכוני משאבי אנוש – נדרש לחזק את הקשר, לסייע ולהגן על העובדים, פגיעה אפשרית באיכות התקשורת הדו ־ כיוונית בין העובדים להנהלה, כמו גם חשיפה לאובדן ידע הנדרש בפעילות העסקית ("עובדי מפתח").
2. סיכוני ציות – נדרש לוודא קיום ציות להוראות והנחיות החירום וכן, לוודא עמידה ברגולציות החלות על הארגון והחשיפות המשפטיות המתקיימות גם בעת הזו.

ניתן להפוך משבר להזדמנות. נשמח לייעץ ולסייע לארגונכם לצלוח את המשבר, תוך בניית תשתית של ניהול סיכונים אשר תסייע לכם במשבר הבא, אם יגיע חו"ח.

דווקא בעת הזו, בה כל ארגון חווה שינויים מבניים ואולי אף ממציא את עצמו מחדש, ניתן להגדיר תהליכי עבודה אשר ישמשו אתכם לטווח המיידים וגם לטווח הארוך.

בברכת איחולי בריאות וחזרה מהירה לשגרה.